Come scrivere una mail in inglese

Capitoli

1. Scrivere una mail in inglese: cose da sapere
2. Come scrivere una mail informale in inglese
3. Come scrivere una mail formale in inglese

Può sembrare una faccenda complicata la prima volta che lo si fa, ma scrivere una mail in inglese non è poi così difficile. Segui i nostri consigli e non sbaglierai.

Scrivere una mail in inglese: cose da sapere

Quando si scrive una mail in inglese il problema maggiore non è conoscere la lingua, ma essere familiare con una serie di regole e convenzioni proprie del mondo anglosassone, anche molto diverse da quelle italiane.

In particolare, occorre stare attenti a:

Ortografia 

Le regole ortografiche delle mail in inglese sono diverse dalle nostre, a partire da come si scrive la data per arrivare all’uso delle maiuscole e della punteggiatura.

Prendiamo come esempio l'oggetto della mail. Se non lo sai, l’oggetto (in inglese subject line) è la prima parte che viene letta della tua email, una sorta di titolo che permette di sapere che cosa contiene il testo. 📝

In una mail inglese la subject line deve essere breve (massimo 50 caratteri) e deve seguire alcune regole ortografiche:

• Tutti i sostantivi, i verbi, gli aggettivi, i pronomi e gli avverbi si scrivono con la prima lettera maiuscola
• Le congiunzioni con più di 4 lettere si scrivono con la prima lettera maiuscola (That, Because, Therefore, ecc…)

Ci sono poi alcune parole che in inglese vogliono sempre l’iniziale maiuscola, ad esempio:

• I nomi dei mesi (January, February, March)
• I nomi dei giorni della settimana (Monday, Tuesday, Wednesday) 
• I nomi delle popolazioni (the Italians, the Germans, the Greeks)
• Il pronome personale “I”

Stile

Mail formale o informale? Prima di scrivere la tua mail in inglese scegli lo stile che vuoi usare e mantienilo sempre uguale dall’inizio alla fine.

Non c’è niente di più sbagliato che iniziare la mail in modo formale, per esempio con un “Dear Mr…”, e concludere con una forma familiare come “See you soon”. Finiresti per confondere il tuo interlocutore e dare un’impressione poco professionale.

Inoltre, se il tuo obiettivo è scrivere una mail formale, fai attenzione a non usare contrazioni o phrasal verbs.

Dai un’occhiata a questi esempi:

I’m glad (informale)→ I am glad (formale)

Let’s talk about (informale) → Let’s discuss (formale).

Nelle mail informali, invece, sei libero di usare tutte le abbreviazioni e contrazioni che vuoi, ma anche in questo caso ricordati di non cambiare stile e passare a formule di saluto formali come “Kind regards”; ai tuoi amici puoi scrivere semplicemente “Take care”.

Struttura

La mail in inglese ha una struttura ben definita:

• Oggetto
• Formula d’apertura
• Introduzione
• Corpo dell’email
• Formula di chiusura 
• Saluti
• Firma

Soprattutto se stai scrivendo una mail al tuo datore di lavoro o all'università, assicurati di seguire questo schema alla lettera e di non omettere nessun punto. 👌

Come scrivere una mail informale in inglese

Non troppo tempo fa nel corso di inglese a scuola c’era l’amico di penna, a cui si scrivevano lettere da poi imbucare con francobollo internazionale. Oggi tutte le comunicazioni sono passate al digitale e il vecchio amico di penna 🖋 si è trasformato nell’amico di tastiera. 💻

Cartacea o digitale, una lettera informale da mandare ad amici o parenti lontani segue sempre un certo stile:

• Non possono mancare i saluti, per esempio “Hi Carl”, “Dear Carl” o “Hello again”
• È schietta e diretta, con frasi brevi e senza fronzoli
• Usa forme di chiusura familiari, come “See you soon”, “Take care”, “Lots of love”

L’email informale non ha regole di scrittura così rigide come quella formale, l’importante è non sbagliare la grammatica o l’ortografia, altrimenti il tuo amico potrebbe fraintendere o non comprendere le tue parole 🙈. Niente paura comunque, fortunatamente esistono i correttori automatici per aiutarti a trovare ed aggiustare gli errori d’inglese.

Come scrivere una mail formale in inglese

Sono tante le occasioni in cui ti puoi ritrovare a dover scrivere una mail formale in inglese, per esempio:

• Per iscriverti alle migliori università all’estero (in America, Canada, Australia o in Inghilterra)
• Per lavoro
• Per richiedere informazioni riguardo il progetto Erasmus
• Per richiedere informazioni riguardo un viaggio o un trasferimento
• Per contattare uffici immigrazione, enti privati o professionisti residenti all’estero

Soprattutto nel mondo del lavoro, saper scrivere una mail professionale in inglese è ormai una skill che viene data per scontata. Vediamo subito allora come deve essere una mail formale in inglese. 👇

Concisa

Venendo da una cultura come quella italiana, in cui tutto ciò che è formale è anche prolisso e arzigogolato, non è facile il passaggio alla scrittura formale inglese, molto più breve e concisa.

Una mail formale non deve mai essere troppo lunga: il corpo deve estendersi per massimo tre paragrafi di non più di tre righe l’uno. Anche le frasi devono essere il più breve possibile: usa i punti! Gli inglesi amano il full stop, non avere paura di usarlo.

Diretta ma cortese

Al contrario della mail informale, non puoi iniziare una lettera formale andando dritto al punto, soprattutto se stai scrivendo per fare una richiesta al tuo professore o ad un collega.

Gli inglesi amano le formule di cortesia e non le omettono mai in una mail formale, neanche quando stanno scrivendo per comunicare un problema urgente.

Questo accade perché in inglese, diversamente dall’italiano, non esiste la forma di cortesia “Lei” ed è quindi è necessario usare altri modi per mostrare il proprio rispetto.

Perciò, quando scrivi una mail formale, inizia sempre con una frase introduttiva, come ad esempio:

I am writing to inform you…

Thank you for your reply...

Lo stesso vale per la conclusione, termina la tua mail con una frase in cui ti congedi gentilmente dal tuo destinatario:

I look forward to hearing from you…

For further information, please don’t hesitate to contact me…

👉Ricordati sempre di non esagerare: una frase è sufficiente, gli inglesi non amano tergiversare. 😉