Come scrivere una email formale in inglese (con esempi)

Capitoli

1. Lettera formale in inglese: consigli utili
2. Come iniziare una email formale in inglese
3. Come concludere una email formale in inglese
4. Come scrivere una cover letter in inglese
5. Esempio di cover letter in inglese

A ogni studente prima o dopo capita di dover scrivere una lettera in inglese. Per esempio nel caso di iscriversi a un’università straniera, per chiedere informazioni al prof d’inglese riguardo un esame, o per inviare la propria candidatura per un’offerta di lavoro all’estero. Scrivere un’email formale in inglese non è la stessa cosa che scriverla in italiano: ci sono alcune convenzioni stilistiche da rispettare e le giuste formule di apertura e chiusura da conoscere. Se anche tu sei confuso su come scrivere la tua email per non suonare scortese o poco professionale, non ti preoccupare, segui la nostra guida e non avrai più nessun dubbio. 😉

Lettera formale in inglese: consigli utili

Che tu stia scrivendo una lettera al tuo professore o all'ufficio risorse umane di una multinazionale, le regole per una lettera formale in inglese sono le stesse:

• Usa un’intestazione formale

(non sbagliare il modo in cui ti rivolgi all’interlocutore, per esempio non chiamarlo mai per nome senza conoscerlo)

• Usa le formule di cortesia

(inglesi e americani danno molta importanza a saluti e ringraziamenti perciò non dimenticare di includerli nella tua email)

• Scrivi frasi semplici e dirette

(l’italiano formale è prolisso e ricco di paroloni, l’inglese invece rimane semplice, con frasi brevi e dritte al punto) 🎯

• Non usare abbreviazioni

(le abbreviazioni come I’m o I’d sono percepite come informali in inglese, meglio utilizzare le forme estese I am, I would; è concesso usare abbreviazioni solo nella formula di apertura delle email)

• Attenzione all’ortografia

(in inglese ci sono alcune regole ortografiche diverse dall’italiano, per esempio, mesi e giorni della settimana si scrivono con la lettera maiuscola) 📆

• Concludi salutando e ringraziando in modo formale

Come iniziare una email formale in inglese

Oggetto

L’oggetto dell’email è, in altre parole, il titolo del tuo testo. Come ogni titolo deve essere conciso e riassumere in poche parole tutto il contenuto della tua email.

Il tuo oggetto non dovrebbe essere più lungo di 3 o 4 parole e dovrebbe spiegare chiaramente il motivo per cui stai scrivendo. ✍️

Ecco alcuni esempi di oggetto in inglese:

Information request (richiesta di informazioni)

Application for… (candidatura per…) + il titolo della posizione per cui si intende fare domanda

Enrollment for… (iscrizione per…) + il corso di studi a cui si intende iscriversi

Formula di apertura

È la formula con la quale ci rivolgiamo al destinatario dell’email. In inglese è comune usare l’aggettivo dear (caro/a), seguito dalle abbreviazioni Mr (per un destinatario maschile) e Ms (per un destinatario femminile). Dopo la formula di apertura si aggiunge sempre una virgola e si va a capo con il testo.

Per esempio:

Dear Mr/Ms Smith, (Gentile Sig./Sig.ra Smith)

Quando invece non conosci il nome del destinatario (per esempio se stai scrivendo al coordinatore del progetto Erasmus) usa delle formule più generiche:

Dear Madam, (Gentile Signora)

Dear Sir, (Gentile Signore)

Se invece ti stai rivolgendo a un ufficio (per esempio l’ufficio di ammissione all’università o le risorse umane di un’azienda), usa queste frasi:

To Whom It May Concern, (all’attenzione di chi di competenza)

Dear Human Resources Advisor, (gentile consulente delle risorse umane) 

👉 Non usare mai hello o hi come apertura di un’email formale, suonerebbe troppo amichevole e poco rispettoso.

Introduzione

Una volta inserita la giusta formula di apertura, è il momento di introdurre l’argomento della tua email.

Per farlo, usa una delle seguenti frasi:

I am writing in regard to… (le scrivo riguardo a…)

I am writing to let you know… (le scrivo per farle sapere…)

I am writing to inform you that… (le scrivo per informarla che…)

I am writing to enquire about… (le scrivo per chiedere… )

I am writing to you in order to have further information about… (le scrivo per avere ulteriori informazioni riguardo…)

I am contacting you for the following reason… (la sto contattando per la seguente ragione…)

Se invece stai scrivendo un’email di risposta inizia con:

I am writing in response to… (le scrivo in risposta a…)

With reference to your email of… (in riferimento alla sua email del…) + la data di ricezione dell’email precedente

Corpo della lettera

Dopo una breve introduzione, usa il corpo dell’email per fornire maggiori dettagli sul motivo della comunicazione. Per fare in modo che la tua email sia incisiva, non sottovalutare i seguenti punti.

• Dividi la lettera in paragrafi, in modo che non risulti un unico blocco di testo difficile da leggere
• Non usare emoticon, sono considerate poco professionali 🙅‍♀️
• Cerca di essere breve ma allo stesso tempo esaustivo
• Soprattutto se stai scrivendo una cover letter (ne parleremo più avanti nell’articolo), non esagerare con la lunghezza del corpo (non superare un massimo di 3/4 paragrafi)

Come concludere una email formale in inglese

Formule conclusive

Le formule di chiusura sono importanti tanto quanto quelle di apertura perché possono lasciare nella mente del destinatario un buon o cattivo ricordo della mail appena letta.

Ecco alcune frasi formali che puoi usare:

Thank you for your time and consideration, I look forward to hearing from you soon (grazie per il suo tempo e considerazione, in attesa di ricevere presto sue notizie)

If you require any further information, please feel free to contact me (se avesse bisogno di ulteriori informazioni, si senta libero di contattarmi)

I look forward to discussing this with you at your earliest convenience (In attesa di discutere l’argomento con lei alla prima occasione)

👉 Come avrai notato, non si scrive “I look forward to hear from you”, ma invece “I look forward to hearing from you”. Questo perché la particella to in questo caso non costituisce l’infinito del verbo to hear ma, al contrario, fa parte della costruzione I look forward to, che si traduce in italiano con “non vedo l’ora di” e regge sempre la forma in -ing.

Saluti

Per ultimo, non dimenticare i saluti! Normalmente alla fine di un’email formale si usa sempre una di queste tre frasi, a scelta libera:

Kind regards (cordiali saluti)

Best wishes (i migliori auguri)

Sincerely (cordialmente)

Dopo i saluti, ricordati di andare a capo e firmare con il tuo nome completo.

👉 L’ultimo passaggio, che molti trascurano, è quello di rileggere l’email. Soprattutto quando scriviamo in inglese possono sfuggirci alcuni errori di grammatica o di scrittura: leggere il testo una volta in più richiede uno sforzo minimo e permette di inviare un’email corretta e professionale. Per aiutarti a controllare eventuali errori di ortografia 🔍 puoi usare una delle tante applicazioni di correzione automatica presenti online.

Come scrivere una cover letter in inglese

La cover letter è la lettera di presentazione che si invia al datore di lavoro insieme al curriculum vitae. Serve a convincere l’azienda che sei la persona giusta per quel ruolo e a conquistare il tuo primo colloquio di lavoro.

Impostazione e forma della cover letter sono le stesse dell’email formale, l’unica cosa che cambia è il contenuto del corpo della lettera.

Ricorda che gli anglosassoni preferiscono frasi brevi e dirette, quindi non dilungarti troppo su dettagli poco importanti, preferisci forme verbali attive anziché passive e usa i paragrafi a tua disposizione per descrivere in modo completo le tue soft skills e i tuoi traguardi scolastici. 🥇

Usa frasi come:

I am confident that my experience makes me a good fit for the role (sono certo che sarei un ottimo candidato per la posizione)

I believe that I would be a valuable addition to the team (credo che sarei un valido acquisto per la squadra)

My years of study taught me that… (i miei anni di studio mi hanno insegnato che…)

👉 La cover letter non deve essere una copia del tuo curriculum: usala per dare qualche informazione in più su di te, i tuoi interessi e spiega perché credi di essere un buon candidato per il ruolo.

Esempio di cover letter in inglese

Qui di seguito trovi un esempio di lettera di presentazione in inglese. Questa in particolare è indirizzata all’ufficio risorse umane di una agenzia di marketing, ed è una richiesta di partecipazione ad un programma di tirocinio.

Oggetto:

Application for marketing internship program

Formula di apertura:

Dear Human Resources Advisor,

Introduzione:

My name is Alice and I am writing to express my interest in applying for the marketing internship program at ABC Company.

Corpo dell’email:

Given the skills and experience outlined in my attached resume, I am confident I would be an excellent addition to your team.

During my five years at Università di Milano Bocconi, I had the opportunity to learn about business marketing, social media and communication.

In addition, my experience as a volunteer for the XYZ non-profit organization has helped me develop my time management and organization abilities.

I am highly motivated, confident, and I love working in a team. I am also fluent in English and Spanish and passionate about art and design.

I believe that the knowledge and skills I’ve learned, both in and out of the classroom, will be a great benefit to your marketing team. I also think that this internship would help me develop my experience in the marketing industry.

I look forward to the opportunity of an interview.

Conclusione:

If you require any further information, please feel free to contact me at this email address.

Looking forward to hearing from you,

Saluti:

Sincerely,

Firma:

Alice Bianchi