Come scrivere una lettera formale (esempio)

Capitoli

1. Differenza tra lettera formale e informale
2. Come iniziare una lettera efficace
3. Come impostare una lettera formale 
4. Come concludere una lettera formale
5. Scrivere una lettera formale (esempio)

Potresti trovare a scrivere una lettera formale per scrivere ad un professore o preparare una lettera di presentazione per cercare lavoro. Nonostante la diffusione di email e messaggi digitali, molti si chiedono come impostare una lettera formale efficace quindi abbiamo raccolto alcune regole che potrai adottare.

Differenza tra lettera formale e informale

La lettera formale si usa nel caso in cui non ci sia confidenza tra chi scrive e chi legge, in particolar modo quando si comunica con un professionista. Una comunicazione formale quindi si usa per rivolgersi ad un’università, un ente pubblico o magari ad un professore. 👨‍🏫

Quando invece sei in procinto di scrivere ad una persona che già conosci e con cui hai un rapporto di conoscenza o amicizia, puoi scrivere una lettera informale, cioè uno scritto che non segue uno schema. 

Come iniziare una lettera efficace

Per prima cosa punta subito sul contenuto della comunicazione senza girare intorno all’argomento. Scrivere una lettera formale infatti vuol dire comunicare in modo semplice ma anche efficace per raggiungere un obiettivo. 👍

Per una scrittura fluida, è meglio avere le idee chiare e porsi alcune domande, come quando devi scrivere un tema per la scuola.

• A chi devo scrivere?
• Qual è lo scopo?
• Cosa voglio ottenere?
• Cosa mi devono rispondere?

Destinatario

Il destinatario della lettera formale è colui che riceverà la tua richiesta e si scrive in alto a destra, sotto a luogo e data. In una lettera formale, se il destinatario ha un titolo è giusto inserirlo altrimenti si può usare un semplice “Gentilissimo / Gentilissimi”. Ecco alcune abbreviazioni dei titoli più comuni.

• Arch. ➡️ Architetto
• Avv. ➡️ Avvocato
• Dott. o Dr. ➡️ Dottore 
• Dott.ssa ➡️ Dottoressa
• Egr. ➡️ Egregio
• Egr.i ➡️ Egregi
• Egr.ia ➡️ Egregia
• Ing. ➡️ Ingegnere
• Mo. ➡️ Maestro (ad esempio, di musica o di teatro)
• Prof. ➡️ Professore
• Prof.ssa ➡️ Professoressa
• Sigg. ➡️ Signori
• Sig. ➡️ Signore
• Sig.ra / Sig.na ➡️ Signora / Signorina
• Soc. ➡️ Società
• Spett. ➡️ Spettabile

Come impostare una lettera formale

Dopo aver preparato l’intestazione della lettera formale, devi entrare nel vivo della comunicazione e scegliere l’oggetto della lettera.

Oggetto della lettera formale 

L’oggetto è un’estrema sintesi del tema che affronterai nel corpo della lettera: precisa cosa vuoi chiedere e aiuta il lettore a contestualizzare il contenuto. ✍️ 

Contenuto del messaggio 

Ci sono delle formule standard che consentono al mittente di iniziare una comunicazione in modo formale ed educato. Qui troverai una lista di soluzioni per iniziare. 

• Con la presente si comunica che…
• Con la presente siamo a comunicare…
• In riferimento all’oggetto, si comunica…
• Come da accordi (telefonici)...
• In risposta alla Sua/Vostra comunicazione…
• In allegato invio…

L’importante è puntare alla semplicità, usando frasi brevi, senza troppi incisi, parentesi, aggettivi, avverbi di derivazione latina. Soprattutto è fondamentale rileggere il testo per correggere errori ortografici e di battitura. 👎 

La punteggiatura viene spesso sottovalutata ma è fondamentale, soprattutto per chi legge il testo. Senza virgole e punti nei posti giusti, una lettera formale può risultare poco efficace quindi assicurati sempre di dividere le frasi troppo lunghe con virgole e punti.

Per aiutare il lettore, ricordati di allineare il testo a bandiera e di dividere il testo in paragrafi. 📝

Come concludere una lettera formale

È arrivato quindi il momento di chiudere il testo con un saluto educato. Come si conclude una lettera formale?

• Distinti o cordiali saluti 
• In attesa di un vostro riscontro, porgo cordiali saluti
• Rimanendo in attesa di un suo cortese riscontro, porgo distinti saluti
• In attesa di una risposta, porgo i miei più cordiali saluti
• Ringraziando anticipatamente per la disponibilità, porgo distinti saluti

Scrivere una lettera formale in italiano (esempio)

In breve, ecco gli elementi fondamentali che deve contenere una lettera formale. 

Intestazione: in alto a destra del foglio inserisci l’intestazione, ovvero i dati del destinatario della lettera / e-mail ➡️ “Dr. Numerio Negidio”

Oggetto: lascia in bianco qualche riga dopo l’intestazione e scrivi l’oggetto ovvero in poche parole qual è il motivo della lettera ➡️ “Informazioni sulle lezioni private offerte da GoStudent”

Corpo della lettera: lascia una riga dopo l’oggetto e inizia a scrivere il contenuto vero e proprio della lettera. Rivolgiti direttamente alla persona che la leggerà, usando sempre con il pronome “Lei” o “Voi”. Cercando di usare frasi semplici e brevi. Infine, inserisci sempre i tuoi contatti ➡️ “Con la presente, chiedo informazioni sulle lezioni offerte da GoStudent e sui metodi di pagamento. Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto (nome e cognome) al numero di telefono / indirizzo mail".

Conclusione: concludi la lettera con una formula di saluto come, ad esempio ➡️ “Cordiali / Distinti saluti”.

Data e firma: saltiamo un paio di righe dai saluti e scrivi la località e la data in cui la lettera è stata scritta, ad esempio ➡️ "Roma, 31/12/2021". Per finire, salta ancora un paio di righe e sulla destra scrivi la tua firma con nome e cognome per esteso ➡️ “Aulo Augerio” e non “A. Augerio”.