Come scrivere una mail ad un professore (e fare buona impressione)

Capitoli

1. Scrivere una mail ad un professore: perché?
2. Come iniziare una mail ad un professore
3. Scrivere una mail di richiesta: lo stile

Devi inviare una mail a un professore e sei già nel panico? Non è il caso di preoccuparsi troppo: per fortuna ci sono regole non scritte che determinano la forma e lo stile di una mail da inviare a un professore universitario. Le abbiamo raccolte per te in questa guida: leggila e… preparati a scrivere!

Scrivere una mail ad un professore: perché?

Il passaggio dalla scuola superiore all’università è forse uno dei più impegnativi nella carriera scolastica di uno studente: fondamentalmente si passa da avere la “pappa pronta” 🍝 a dove fare tutto da sé. 

Dalla preparazione per i test di ammissione universitari all’iscrizione alla facoltà scelta, tutto ricade sulle tue spalle: non c’è dubbio, all’università si diventa ufficialmente “grandi”. 💼 Bisogna imparare a gestire autonomamente lo studio, gli appelli d’esame, la raccolta del materiale necessario a prepararsi e il rapporto con i professori.

Anche se i tuoi genitori volessero aiutarti, infatti, “non possono” farlo: all’università, al contrario di quanto avviene alla scuola superiore, l’interlocutore unico sei tu, perché legalmente hai raggiunto la maggiore età. 

Quindi per domande, dubbi e richieste devi prendere il coraggio tra le mani e imparare a comunicare con i docenti. 👨‍🏫 Anche se ti sembrano molto formali e poco amichevoli (tranquillo: non è quasi mai così!). Ma soprattutto devi prendere confidenza con la posta elettronica, perché ormai - complice anche la pandemia - le comunicazioni avvengono quasi esclusivamente via email. 📧

Mai più avvisi appesi sulla porta dello studio del docente? Nel caso delle università telematiche (ti interessano? Scopri quali sono le migliori) sicuramente è un’eventualità che non può verificarsi, 😅 ma anche nel caso delle università tradizionali la digitalizzazione ha avuto davvero un’impennata e tutte le informazioni che prima bisognava cercare di persona in facoltà, le si può reperire grazie a una semplice email.

Continua a leggere quindi: imparerai come scrivere la mail perfetta a qualsiasi professore!

Come iniziare una mail ad un professore

Il momento più difficile è proprio quello dell’inizio: cosa scrivere? Come “aprire” in modo perfetto un’email per un docente universitario? Come salutarlo nella maniera corretta? 🤔 Scrivere la prima mail a un professore è un po’ come affrontare il primo colloquio di lavoro.

Sicuramente avrai già capito che “Ciao, tutto bene?” non è la formula di apertura migliore per una mail professionale. ❌ Per evitarti il panico da pagina bianca, abbiamo pensato di suggerirti alcuni inizi a prova di bomba. 💣

Devi sapere infatti che l’ansia da pagina bianca è reale, e colpisce molte persone che quando si trovano in procinto di dover scrivere qualcosa - davanti alla fatidica “pagina bianca” - vanno davvero in tilt… e pure di evitare quella spiacevole emozione scrivono di getto, con risultati non sempre soddisfacenti.

Ricordati che, per quanto un professore sappia di avere a che fare con uno studente e che quindi lo studente non avrà l’esperienza e il savoir faire di un professionista con anni di esperienza alle spalle, fare buona impressione è importante (soprattutto se hai scelto una delle migliori università al mondo!): tendiamo a ricordarci di chi ci ha colpito, in positivo 👍 o in negativo. 👎

Formule di circostanza per aprire la mail

Eccoci al dunque. Quando inizi a scrivere una mail a un professore, ti consigliamo di ricorrere a una formula di circostanza per aprire la comunicazione in maniera cordiale:

• Egregio Professor Rossi, ✅
• Gentile Professoressa Rossi, ✅
• Metti sempre la virgola (,) dopo il nome e vai a capo ✅
• “Egregia” esiste ma il suo uso non è comune, dunque evita ❌
• Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera non si usano quando la mail è formale ❌

Una volta schiacciato “Invio” per andare a capo, passa immediatamente all’identificazione:

• Chi sei (nome e cognome) ✅
• Che corso di laurea frequenti (“studente del corso di laurea in…”/”iscritto al corso di laurea di…”) ✅
• Specificare l’anno a cui sei iscritto è facoltativo ❌
• Numero di matricola ✅

La tua mail al professore potrebbe iniziare circa così:

Gentile Professor Rossi,

sono Mario Bianchi, iscritto al primo anno del corso di laurea in Scienze della Comunicazione, numero di matricola 123456.

Ecco, questo è un buon inizio: conciso, cordiale, chiaro. 😎

Oggetto della mail

Facciamo un passetto indietro: cosa scrivere nell’oggetto? L’oggetto di una mail è importantissimo, in qualsiasi ambito professionale o personale. L’oggetto invita all’apertura, permette di capire subito l’argomento della mail e consente alla mail stessa di farsi notare e non finire ignorata/dimenticata.

Immagina di aprire la tua casella di posta elettronica e trovare una trentina di mail con il medesimo oggetto: “Informazioni”. 😱 Da quale partiresti? Non sapresti quale aprire per prima, giusto? E, oltretutto, se dovessi ricercare una di quelle specifiche mail a distanza di giorni, settimane o mesi… avresti un bel problema. 

Un buon oggetto serve a:

• Anticipare l’argomento
• Farsi notare 
• Facilitare la catalogazione

Ecco qualche esempio di oggetti perfetti per una mail ad un professore universitario:

• Informazioni esame Economia Generale

• Informazioni esame Economia Generale 16/09/2022

• Richiesta informazioni sessione autunnale

• Appuntamento in orario di ricevimento

• Richiesta appuntamento
• Richiesta informazioni tesi

…e via dicendo. Ricorda: sii specifico, sintetico e coerente con il testo della mail. 🤓

Scrivere una mail di richiesta: lo stile

Ultimo ma non ultimo… lo stile di scrittura: come comportarsi? 🪶 Innanzitutto ti sarà già chiaro che la mail ad un professore non è un mezzo per far sfoggio delle tue doti di scrittura. Non lo ripeteremo mai abbastanza: sii specifico ma anche quanto più possibile conciso! E ovviamente… evita come la peste gli errori di grammatica 🙊 (hai bisogno di un ripassino sul verbo essere?)

Immagina quante mail deve leggere ogni giorno un professore. Più andrai dritto al punto, più la tua mail sarà apprezzata. 🎯 Ma devi ricordarti anche di essere formale al punto giusto: né troppo, né troppo poco.

Ecco qualche consiglio:

• Dai ovviamente del “lei” al professore ✅
• Non usare il “voi” né tantomeno il “tu” ❌
• Sottolinea il ricorso al “lei” usando la “L” maiuscola (ad es.: “volevo chiederLe…”, “pensa che Le sarebbe possibile…” ecc.). ✅
• Ringrazia sempre a fine della mail ✅
• Utilizza una formula di saluto di circostanza ✅

A proposito di formule di saluto, quali utilizzare? Ecco qualche esempio:

• RingraziandoLa per l’attenzione, cordiali saluti

• La ringrazio per la Sua attenzione e Le porgo cordiali saluti

• Scusandomi per il disturbo, Le porgo cordiali saluti

• In attesa di un Suo gentile riscontro, La saluto cordialmente

• Ringraziandola per la Sua attenzione Le auguro una buona giornata
• La ringrazio in anticipo e Le auguro una buona giornata

Non concludere la mail con “A presto”, “Arrivederci”, “In fede” o “Distinti saluti”. ❌ Ma non dimenticarti assolutamente di firmarla! Il tuo nome e cognome, semplicemente. “Cordiali saluti, Mario Rossi” (vai a capo prima della firma). 

Un ultimo consiglio per lo stile: sii formale ma non “ampolloso”. Non stai scrivendo al Re Sole, ma semplicemente ad un professore! 😅