Come imparare ad usare Excel: miniguida rapida

Capitoli

1. A cosa serve Excel
2. Come scaricare Excel per studenti
3. Come usare le funzioni di Excel
   
   

La parola Excel suscita in molte persone brividi e pelle d’oca. Quell’enorme tabella che contiene infiniti numeri e informazioni sembra un complicatissimo rebus da decifrare. Ma Excel è nato in realtà per semplificarci la vita! Infatti, permette in poco tempo di creare tabelle, elenchi, disegnare grafici e fare calcoli complessi.

Per usare Excel non serve essere geni del computer, basta conoscere le funzioni base e fare un po’ di pratica. Abbiamo preparato per te una breve guida con le funzioni fondamentali di Excel più qualche trucchetto per velocizzare il lavoro, continua a leggere. 😉

A cosa serve Excel

Excel è uno strumento molto potente che può essere utilizzato in vari modi. Molte persone non conoscono le funzioni di Excel e lo usano semplicemente come tabella per inserire i dati. Mano a mano che si imparano i vari comandi però, si scoprono moltissime funzionalità interessanti.

Nel mondo del lavoro Excel viene usato per calcolare bilanci, organizzare eventi ed appuntamenti, creare tabelle pivot di analisi e gestione dei dati. Per esempio, un negozio di abbigliamento usa Excel per tenere traccia delle vendite e dei guadagni, ma anche per organizzare gli orari di lavoro del personale.

È uno strumento molto richiesto per qualsiasi lavoro d’ufficio, quindi prima si impara ad usarlo, meglio è! 

Come scaricare Excel per studenti

Il primo passo per imparare Excel è ovviamente accedere alla piattaforma per poter studiare e fare pratica. Scaricare Excel è molto semplice: fa parte dei programmi di Microsoft, in particolare del pacchetto Microsoft Office (come Word, PowerPoint, Outlook, ecc...), ed è quindi possibile scaricare la versione ufficiale a pagamento direttamente dal sito Microsoft.com.

Come scaricare Excel gratis

Se cerchi un’alternativa gratis a Excel puoi scaricare la replica gratuita di Excel su LibreOffice, oppure usare l’applicazione Fogli di Google (un’alternativa senza costi e disponibile per chiunque abbia un account gmail).

Come usare le funzioni di Excel

Prima di imparare le funzioni di Excel è importante conoscere il lessico della piattaforma. Vediamo quali sono i suoi elementi principali.

Elementi base di Excel

• Le celle: la cella è l’elemento fondamentale di Excel, è il singolo rettangolo in cui si possono inserire dati, numeri o informazioni. Ogni cella è identificata da una lettera e da un numero. Proprio come in battaglia navale, una cella è data dall'intersezione tra una riga e una colonna (esempio di celle: A1,B6,F9).
• I fogli di lavoro: l’insieme di tutte le celle crea il foglio di lavoro. Ogni file Excel è formato da uno o più fogli di lavoro. In basso a sinistra della pagina si possono vedere i vari fogli di lavoro e aggiungerne o eliminarne uno all’occorrenza.
• Il menù: in alto alla pagina troviamo il menù principale con le varie voci: file, home, inserisci, layout di pagina, ecc… Qui possiamo salvare il nostro documento, duplicarlo, inserire una tabella e tanto altro.
• La barra degli strumenti: subito sotto al menù troviamo la barra degli strumenti. Le varie funzioni di questa barra permettono di colorare le celle, cambiare il font di scrittura, inserire simboli come la percentuale, ecc…
• La casella nome: a sinistra e sotto alla barra degli strumenti c’è la casella nome. Questa casella cambia ogni volta che clicchiamo su una cella e ci indica il nome di quella cella.
• La barra della formula: a fianco della casella nome troviamo una barra bianca preceduta dal simbolo 𝑓𝑥. È la barra della formula, che indica la formula applicata a una data cella (vedremo più avanti che cosa sono e a cosa servono le formule).

Inserire i dati nelle celle ✅

Ora che conosciamo i nomi dei vari elementi, iniziamo ad utilizzare il foglio di lavoro.

Per scrivere qualcosa in una cella basta cliccare sulla cella, scrivere una parola o un numero e premere il tasto invio. Se la frase che abbiamo scritto è troppo lunga non sarà possibile vederla per intero. In questo caso basterà trascinare il lato destro della colonna in cui si trova la cella fino a che la frase non sarà completamente leggibile.

Cercare una cella 🔍

Per cercare una cella basta usare la casella nome. Scriviamo nella casella nome per esempio C12 (sempre prima la lettera e poi il numero) e premiamo invio. Il cursore si sposterà automaticamente su quella cella.

La funzione trascinamento ⬇️

Una funzione utile a velocizzare l’inserimento di dati è il trascinamento. Posiziona il cursore sull’angolo in basso a destra della cella, vedrai comparire un segno +. A questo punto trascina il segno + verso il basso (tenendo premuto) e vedrai che il contenuto della cella verrà copiato in tutte le celle sottostanti.

Questa funzione è molto utile per esempio quando si vuole creare un calendario. Infatti se scriviamo in una cella lunedì e poi la trasciniamo verso il basso (o lateralmente) vedremo comparire tutti gli altri giorni della settimana. Lo stesso vale con i mesi dell’anno.

Le formule 🧮

Le formule sono la parte più importante di Excel. Grazie alle formule possiamo calcolare in modo veloce somme, divisioni, sottrazioni, moltiplicazioni e percentuali di due celle o di un’intera colonna. Come si usano le formule?

Il comando principale per inserire una formula in una cella è il segno =.

Ecco un esempio di addizione usando la formula =SOMMA.

• Scriviamo nella cella A1 il numero 20.
• Spostiamoci sulla cella B1 e inseriamo il numero 10.
• Adesso usiamo la colonna C per calcolare la somma delle celle A1 e B1. Nella cella C1 scriviamo: =A1+B1 e premiamo invio. Nella cella C1 apparirà in automatico il numero 30.
• Un altro modo per ottenere la somma delle due celle è scrivere =SOMMA(A1;B1) e premere invio.

Quando selezioniamo la cella C1 vediamo che in alto nella barra della formula compare la scritta =SOMMA(A1;B1).

Una formula si può anche applicare ad un’intera colonna: basterà utilizzare la funzione trascinamento che abbiamo visto prima.

Questi sono solo i comandi base di Excel ma fidati, c’è molto altro da imparare. Se il tuo obiettivo è diventare un professionista nell’uso di Excel e saper fare anche le operazioni più difficili, gli insegnanti di GoStudent sono a tua disposizione per svelarti tutti i segreti del programma. 🙌