¿Cómo hacer una factura? Todo lo que debes saber para no fallar

Capítulos:

1. Antes que nada, ¿qué necesitas para poder emitir una factura?
2. Tipos de facturas y cómo saber cuál debe ser el tuyo
3. Datos imprescindibles en una factura
4. Paso a paso para hacer una factura correctamente
   
   

Por fin te has decidido. Eres una persona creativa y llevas tiempo dándole vueltas a una idea maravillosa que puede cambiar el curso de la historia. Bueno, por lo menos tu historia… 😜  Sabes que tienes nicho de mercado. Así que manos a la obra con el trabajo de tus sueños.

No te quiero desilusionar, pero no solo de creatividad vive el hombre. Así que, tanto si te has dado de alta como autónomo, has creado tu empresa o simplemente tienes algún trabajo freelance puntual, hay una cosa que siempre tendrás que hacer: una factura. Y, si tu idea tiene éxito, ¡tendrás que hacer muchas! 🤩

No entres en pánico. En este post te vamos a enseñar cómo se hace una factura. Verás que es de lo más sencillo y que al final, son unas cuantas cosas que siempre debes poner. ¡Manos a la obra!

Antes que nada, ¿qué necesitas para poder emitir una factura?

Una factura es un documento que acredita una relación mercantil. En ella, deben aparecer todos los datos de la transacción. Sirve como comprobante legal de la compra, venta o del servicio.

Todas las empresas o personas que ofrezcan su trabajo, deben emitir facturas. Se deben guardar para poder acreditar que se han emitido y que se pagan los impuestos correctos. 

Para poder emitir una factura, tienes que realizar un trabajo. Puedes estar dado de alta en el Régimen de Autónomos o no, según si ofreces servicios de manera regular o esporádica y si llegas a un mínimo de dinero (el SMI). 

Lo normal es tener un programa informático para hacer y clasificar tus facturas. Herramientas como Quipu o FacturaDirecta están disponibles online. Te ayudarán mucho.

Si ofreces tu trabajo de forma puntual, con que manejes un poco de Excel será suficiente para que hagas una factura más que correcta. 👍

Pero si resulta que te va muy bien y tienes que emitir muchas y encima pagar los impuestos trimestrales, necesitarás la ayuda de un gestor. Además así tendrás más tiempo para dedicarte a tu tarea. 

Tipos de facturas y cómo saber cuál debe ser el tuyo

En España existen 6 tipos de facturas:

Factura ordinaria

Es la más sencilla. Sería la factura “normal”. Se usa para justificar cualquier transacción económica.

Factura simplificada

Es lo que toda la vida se ha llamado el “ticket”. Es el comprobante del pago que se emite para el consumidor final. Solo puede ser emitida en la moneda local.

Factura rectificativa

¿Aún no sabes muy bien cómo emitir una factura y te has equivocado? No worries, haz una rectificativa, que sustituye a la anterior con error. 

Factura recapitulativa

Se emite para agrupar varias facturas para el mismo cliente. Así se hace más rápido el proceso de hacerlas una a una. El periódo máximo es de un mes.

Factura proforma

Es una factura provisional en la que se desglosan todos los detalles de la transacción. No tiene valor comercial, tan solo informativo.

Factura electrónica

Exactamente lo mismo que una factura en papel, pero en formato electrónico.

Datos imprescindibles en una factura

Otra cosa necesaria para saber cómo emitir una factura son los datos imprescindibles que debes poner en ella.

• Numeración: Todas las facturas deben estar numeradas de manera correlativa. Es recomendable crear una serie de numeración cada año. Por ejemplo: las facturas del año pasado pueden numerarse 2021/01, 2021/02… Y las de este año 2022/01, 2022/02 y así consecutivamente.
• Fecha de emisión: El momento en la que la emites. También es recomendable poner la fecha de vencimiento, así las tendrás más controladas.
• Datos fiscales del emisor: Los tuyos
• Datos fiscales del receptor: Los de tu cliente
• Concepto: Aquí tienes que especificar todos los servicios o productos por los que emites la factura
• Tipo impositivo: Los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos. El tipo de IVA y de IRPF si corresponde.
• Información del registro mercantil: Esto es solo para las empresas

Paso a paso para hacer una factura correctamente

Una vez que tengas todos los datos y el tipo de factura claros, vamos a ver cómo hacer una factura. Estos son los pasos que debes seguir para emitir una factura perfectamente legal:

1. Elige el método de facturación: Puedes buscarte un gestor, un software o buscar ayuda online. 💻
2. Usa una plantilla: Te resultará mucho más fácil y no te olvidarás ningún dato importante. Puedes encontrar plantillas online. 
3. Confirma todos los datos: Habla con tu cliente y confirma que todos los datos que tienes de él son correctos.
4. Rellena la factura con todos los elementos. 
5. Repasa: Compruébala cuidadosa y concienzudamente. No es por ser pesados, pero un dato mal puesto o erróneo puede traerte problemas. Tu factura debe estar perfecta.
6. Decide si vas a usar una factura en papel o electrónica. Tienes que tener este punto consensuado con el cliente antes de emitirla. 🤝
7. Envía tu maravillosa factura. Hazlo en los tiempos pactados o puedes tardar más en cobrarla.

Al principio te puede parecer un trabajo muy farragoso. La parte fea de ser tu propio jefe es que tienes que estar muy encima de estas cosas. Y es verdad que quitan mucha energía y tiempo. 

Si tu trabajo es puntual, podrás hacerlo tú solo. Pero siempre es aconsejable que tengas cerca un gestor al que, al menos, preguntarle tus dudas sobre cómo emitir una factura.