Comment financer un voyage scolaire ?

Sommaire

1. Comment définir un budget pour un voyage scolaire ?
2. Quels organismes peuvent aider à financer un voyage scolaire ?
3. Quelles aides de financement au voyage scolaire pour les familles ?
4. Comment gagner de l’argent pour un voyage scolaire ?

Le voyage scolaire est à vocation pédagogique et divertissante. Qu’il soit organisé dans le cadre d’un séjour linguistique, d’un séjour historique, d’une classe verte, découverte ou autre, il est l’occasion pour toute la classe et les professeurs de se retrouver en dehors du cadre purement scolaire. Lors de l’organisation d’un voyage scolaire, l’objectif premier est de s’assurer que l’ensemble des élèves de la classe peut y participer, quelles que soient les ressources financières de la famille. La circulaire N°2011-117 du 3 août 2011 le précise bien : « les établissements scolaires veillent, dans l’organisation des activités à caractère facultatif, à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves ». Il est donc primordial que la contribution demandée aux familles soit aussi faible que possible. Pour cela, de nombreuses aides existent, ainsi que de nombreuses façons d’autofinancer un voyage scolaire. GoStudent vous donne les clés pour trouver comment financer un voyage scolaire de l’école primaire au lycée.

1 - Comment définir le budget d’un voyage scolaire ?

Avant de penser financement, il faut déjà commencer par établir un budget prévisionnel du voyage scolaire, qui inclut les principaux postes de dépenses 💰 Pour cela, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• Le nombre d’élèves participants
• La durée du séjour
• La destination du voyage scolaire ainsi que le moyen de transport pour s’y rendre, aller-retour : car, train, avion, etc., ainsi que les déplacements sur place (bus, métro, etc.)
• L’hébergement : auberge de jeunesse, centre d’accueil, camping, chez l’habitant, hôtel, etc.
• La restauration
• Les activités et les visites sur place
• Les assurances
• Les intervenants extérieurs : animateurs, guides, éducateurs sportifs, etc.
• Le matériel pédagogique

Les frais liés aux accompagnateurs doivent être isolés de ceux liés aux élèves, car ils sont pris en charge par l’établissement scolaire, et en aucun cas par les familles.

Certains prestataires de services en ligne proposent des séjours clé en main pour préparer un voyage scolaire et font des devis gratuits. C’est le cas notamment de l’association Oval, qui propose des devis gratuits répondant à vos besoins et exigences. Pour obtenir le meilleur prix, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence auprès des différents organismes.

Une fois l’estimation du budget prévisionnel faite, vous aurez une idée assez précise du coût du voyage scolaire. Il est maintenant temps de solliciter la participation de ressources extérieures qui vous permettront de tirer le budget vers le bas et ainsi, de solliciter une participation des familles la plus faible possible.

2 - Quels organismes peuvent aider à financer un voyage scolaire ?

#1 L’établissement scolaire

L’établissement scolaire lui-même peut décider de participer au financement d’un voyage scolaire. À sa discrétion et avec l’accord du Conseil d’Administration, il peut décider de prendre en charge une partie, voire la totalité du coût du voyage scolaire. Dans ce cas, le budget provient de la coopérative scolaire. La contribution ou non de l’établissement scolaire est votée par le Conseil d’École. Les associations de parents d’élèves peuvent également participer au financement.

De plus, les associations parascolaires, le foyer socio-éducatif (FSE) ou le Foyer Lycéen peuvent également participer au financement du voyage scolaire.

En dehors de l’établissement scolaire, il existe également des aides et subventions au financement d’un voyage scolaire.

#2 Les ressources institutionnelles et les subventions

L’État et les collectivités territoriales peuvent également offrir des subventions pour les projets scolaires :

• Subventions d’État
• Subventions de fonds européens, notamment le FSE (Fond Social Européen) qui participe au financement des projets éducatifs, dont les voyages scolaires font partie.
• Subventions spécifiques du ministère de l’Éducation nationale
• Subventions d’autres ministères, tels que Jeunesse et sport, affaires européennes, Écologie, Commerce, Recherche, etc.
• Subventions des collectivités territoriales : commune, département et région.

Toutes ces aides financières sont collectives et forfaitaires. Cependant, pour permettre aux enfants issus de familles défavorisées de profiter également d’un voyage scolaire, certaines aides peuvent être attribuées à titre individuel et soumises à condition de ressources.

Il est également possible de faire appel à des entreprises privées. Cette aide est légale tant qu’elle n’est pas assortie d’une contrepartie sous forme de publicité, par exemple.

L’ensemble de ces aides est malheureusement peu connu. Si vous organisez un voyage scolaire, n’hésitez pas à vous renseigner auprès des communes ou du conseil départemental ou régional. Vous pourriez être agréablement surpris ! 

#3 Exemples concrets d’aides financières

Vous avez pour projet pédagogique de partir en Allemagne ? Sachez que l’office franco-allemand pour la jeunesse (OFAJ) peut participer au financement d’un voyage ou d’un séjour dans ce pays.

Vous étudiez la Première ou la Deuxième Guerre mondiale en cours d’histoire et vous souhaitez organiser un séjour historique pour votre classe de collège ? La région Alsace accorde des fonds aux sorties visant à aller sur les lieux de mémoire de cette région.

Votre établissement scolaire se situe en Vendée ? Bonne nouvelle ! Ce département (ainsi que d’autres) accorde des subventions qui couvrent une partie des frais de transport engagés pour un voyage en France, en Europe et hors continent européen.

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3 - Quelles aides de financement au voyage scolaire pour les familles ?

Une participation financière des familles ne peut être demandée que pour les voyages scolaires non obligatoires. Par ailleurs, le montant de cette participation doit rester raisonnable, afin de ne pas créer de discrimination pour les élèves basée sur les ressources de la famille. Ainsi, plus le voyage scolaire s’adresse à des élèves issus de milieux défavorisés, plus la contribution demandée doit être faible. En outre, la participation demandée aux familles ne peut être supérieure au coût de la prestation. 

Dans le cadre de la lutte contre l’exclusion, il est possible de moduler la participation financière des familles les plus défavorisées, en fonction des revenus ou du quotient familial. Ainsi, l’établissement est libre de fixer des tarifs « en fonction du niveau du revenu des usagers et du nombre de personnes vivant au foyer » (Art 147 de la loi n° 98-657 du 29 juillet 1998). Cependant, cette différence devra être compensée par des ressources extérieures, et non pas par les autres familles.

Enfin, il est possible de proposer aux familles des paiements échelonnés en plusieurs fois, par exemple un versement par trimestre. Cette solution est même recommandée lorsque la participation financière des familles est supérieure à 150 €.

Pour aider les familles, des aides au financement du voyage scolaire existent de la part de certains organismes :

• La MSA (Mutuelle Sociale Agricole)
• La CAF (Caisse d’allocations familiales)
• La JPA (Jeunesse Plein Air)

Les familles peuvent également régler les frais avec les chèques-vacances obtenus avec leur comité d’entreprise. De plus, certains comités d’entreprise peuvent également participer au financement d’un voyage scolaire pour les enfants de leurs employés.

4 - Comment gagner de l’argent pour un voyage scolaire ?

Vous avez obtenu des aides financières, mais il vous manque encore des fonds pour l’organisation de votre voyage scolaire ? Pourquoi ne pas envisager de récolter vous-même des fonds grâce à des activités simples, mais efficaces ? La récolte de fonds pour un voyage scolaire est l’occasion parfaite pour impliquer vos élèves dans la préparation du futur voyage, tout en ramassant un peu d’argent. À vous de faire marcher votre imagination 💡

Puisque l’établissement scolaire lui-même n’a pas le droit de mettre en place des activités commerciales, la récolte de fonds est menée par les associations, qui feront ensuite don de ces fonds à l’établissement ou à la Caisse des Écoles. Les associations ont le droit d’organiser jusqu’à 6 manifestations par an pour le grand public sans que les recettes soient soumises à la TVA.

Voici quelques idées pour autofinancer un voyage scolaire :

• La confection puis la vente de chocolats à Noël  et à Pâques
• La vente de bulbes ou de graines à l’automne et au printemps 
• L’organisation d’une kermesse, d’un loto, d’un bingo, d’une tombola à la fin de l’année scolaire
• La réalisation de dessins par les élèves destinés à personnaliser des objets que vous pourrez ensuite vendre au cours de l’année
• L’organisation d’un marché de Noël
• La vente de gâteaux, bonbons, crêpes ou boissons à l’occasion d’un événement local ou à la sortie des classes
• L’organisation d’un vide-grenier. Pensez à expliquer clairement aux potentiels acheteurs le but de l’argent récolté, ils auront alors moins tendance à négocier les prix 
• L’organisation d’un porte-à-porte pour vendre de petits objets (porte-clés, magnets, etc.) ou des réalisations des élèves
• L’organisation d’un spectacle de fin d’année ou d’une soirée spectacle, avec entrée payante et possibilité de repas rapide sur place.
• L’installation d’un stand d’emballage cadeau à l’occasion des Fêtes ou d’un stand vestiaire lors d’un événement local.

Vous l’aurez compris, il existe de nombreuses façons permettant de récolter des fonds pour un voyage scolaire. Tous ces efforts seront assurément récompensés lorsque vous aurez enfin le feu vert pour emmener vos élèves en voyage scolaire ! ✈️