Les 8 conseils pour organiser un voyage scolaire

Sommaire

1. Choisir les participants
2. Déterminer le financement
3. Savoir où aller
4. Obtenir l'autorisation des parents
5. S’assurer que tout le monde soit au courant
6. Avoir des attentes claires des élèves
7. Partager les numéros de téléphone
8. Soyez vigilant
   
   

Vous êtes en charge d’organiser un voyage scolaire ? Que ce soit une classe de neige, une classe verte ou même un voyage à l’étranger, il y a beaucoup de choses à considérer pendant les semaines qui précèdent le départ. Retrouvez dans cet article nos 8 conseils pour organiser un voyage scolaire simplement et sereinement.

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#1 Choisir les participants

Pour qu'un voyage scolaire ait un sens, il doit aussi être soumise à quelques conditions. En d'autres termes, ne récompensez pas les personnes qui ne le méritent pas à cause de leur comportement. Cela peut sembler dur, mais refuser à quelqu'un l'accès à un voyage pour des raisons légitimes peut avoir un effet modificateur puissant sur l'enfant. Mais pour éviter que cela soit perçu comme une punition sadique par l'enfant, assurez-vous que tous les élèves sachent à l'avance ce qui est requis pour avoir droit au voyage. Tenez aussi toujours compte de questions telles que les désavantages sociaux lorsque vous discutez des personnes à emmener en voyage - s'il y a des frais à payer, vous devez évaluer de manière responsable la possibilité de subventionner les familles en difficulté.

#2 Déterminer le financement

Occupez-vous du financement le plus tôt possible. S'il est parfaitement possible qu’un voyage scolaire ne coûte presque rien, il est rare qu’il ne coûte rien et vous aurez besoin d'un financement (comme par exemple pour une classe de neige ou le logement et le matériel doivent être inclus). Si vous avez un budget ou des subventions, vous pourrez commencer à faire des réservations assez tôt. Sinon, une contribution des parents est l’autre solution. Votre école peut avoir une variété de pots dans lesquels vous pouvez piocher. Profitez de toutes les réductions étudiantes connues. La plupart des compagnies ferroviaires accordent des réductions importantes pour les voyages en groupe et pour les voyages scolaires, alors ne vous contentez pas d'acheter des billets au prix fort. Il suffit d'un peu de temps sur Internet et au téléphone, et vous pourriez être très surpris des économies que vous allez réaliser...

#3 Savoir où aller

Bien avant que tout ne soit décidé, obtenez l'autorisation provisoire de vos responsables. Vérifiez que les dates que vous envisagez n'entrent pas en conflit avec le calendrier scolaire. Une fois que vous avez l'autorisation, il est temps de commencer à tout planifier. Parallèlement, renseignez-vous sur le lieu que vous souhaitez visiter, soit en personne (de préférence), soit en effectuant des recherches approfondies. Les lieux les plus populaires disposent de départements bien formés pour accueillir les déplacements scolaires et pourront probablement vous conseiller sur des points auxquels vous n'avez pas encore pensé. Pour organiser une classe verte intéressante, contactez les offices de tourisme de l’endroit choisi ou rendez vous sur place pour pouvoir programmer des sorties dont vos élèves se rappelleront.  

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#4 Obtenir l'autorisation des parents

Rédigez une courte lettre qui explique aux parents ce que vous avez l'intention de faire, et où vous avez l'intention d'aller. Donnez-leur un coupon-réponse à renvoyer et soyez intransigeant quant à la date de retour du coupon. S’il est en retard, l’enfant ne pourra pas partir. C’est essentiel pour vous permettre d’organiser un voyage scolaire sans stress, car vous aurez besoin de connaître le nombre exact de participants à l’avance. De plus, étant donné que le voyage durera quelques jours, les parents doivent pouvoir s’organiser à l’avance et être au courant de ce qu’ils doivent préparer avant le départ.  

#5 S’assurer que tout le monde soit au courant

Chefs d'établissement, personnel de direction, personnel de bureau et enseignants doivent être au courant du déroulé du voyage, même s’ils n’y participent pas. Il est extrêmement ennuyeux qu'un enfant manque à l'appel lorsque vous avez besoin qu'il soit présent, alors restez professionnel et faites savoir aux autres - encore une fois, à l'avance - s'ils doivent se préparer. Il s'agit d'une simple courtoisie, qui permet la bonne continuité de la scolarité.

#6 Avoir des attentes claires des élèves

Où se retrouver, ce qu'il faut faire si quelqu'un se perd, les heures auxquelles il faut être aux différents endroits, etc. Donnez-leur toutes les cartes des zones à visiter et ce qu'il faut faire s'ils sont séparés de la meute. Faites en sorte que les attentes en matière de comportement soient claires comme de l'eau de roche bien à l'avance, afin qu'ils sachent ce qu'on attend d'eux - et faites bien comprendre que c'est une opportunité est un privilège ; s'ils font des bêtises, ils devront rester dans le car à discuter avec le chauffeur (ce qui est un bien triste sort quand on voit ses camarades s'amuser).

#7 Partager les numéros de téléphone

Les parents doivent avoir accès à un numéro de téléphone qu'ils peuvent appeler s'ils ont besoin de rester en contact pendant un long voyage. Il est préférable que ce soit votre téléphone portable, ou celui de l'école. Bien sûr, la plupart des parents sont en contact avec leurs enfants via leur propre portable, mais il est bon de partager votre numéro avec eux aussi. Prenez également le numéro d'un membre du personnel de l'école (particulièrement important lors de voyages le week-end, le soir ou pendant les vacances) au cas où VOUS seriez dépassé par les événements, ou en cas d'urgence réelle. 

#8 Soyez vigilant

Les voyages scolaires sont intenses : vous ne devez jamais vous détendre complètement pendant ces sorties, car vous êtes plus que jamais l'adulte responsable. Qu'ils le sachent ou non, les enfants comptent sur vous pour les garder en sécurité et entiers, pour les ramener à l'école en un seul morceau en espérant qu'ils aient passé un super moment. Il se peut quand même qu’il y ait des moments difficiles, où la sécurité d'un enfant sera soudainement remise en question, surtout si des activités à risque sont prévues, comme en classe de neige. Entourez-vous toujours d’accompagnateurs qui pourront vous aider (infirmière ou enseignant formé aux premiers secours).

On espère que nos conseils vous seront utiles lorsque vous commencerez à organiser un voyage scolaire. N’oubliez tout de même pas d’en profiter ! Bon courage.